Recepció de materials des de compres: quantitats, comanda i lliurament
La recepció de materials des del punt de vista de compres confirma quina part d'una ordre va arribar realment i en quines condicions comercials. La dada clau és reconciliar comanda, lliurament i albarà abans que administració rebi una factura que pressuposa quantitats diferents.
Aquest procés no substitueix el control tècnic de qualitat en la recepció. Compres verifica quantitats, referència, comanda, dates i discrepàncies; qualitat determina a més si el material compleix especificacions, certificats i criteris d'acceptació.
Què comprovar contra l'ordre de compra
Proveïdor, número de comanda, article, quantitat, unitat i data compromesa s'han de poder comparar amb el que s'ha lliurat. Si hi ha una substitució o un canvi de quantitat, convé documentar-ho abans de donar la línia per rebuda.
Un lliurament parcial ha de mantenir saldo pendent. Marcar la comanda completa com a rebuda perquè ha arribat un albarà impedeix distingir el que encara s'ha de subministrar i pot induir a aprovar factures per quantitats no lliurades.
Albarà i evidència de lliurament
L'albarà identifica el lliurament, però no hauria de ser l'única font de veritat. El receptor registra la quantitat realment comptada o acceptada i pot adjuntar fotografia, observació o incidència quan hi ha diferència.
Digitalitzar l'albarà ajuda a evitar la pèrdua de paper, però el valor real apareix quan les seves línies es relacionen amb la comanda corresponent i actualitzen el saldo pendent.
Discrepàncies de quantitat o referència
Si es van demanar 120 unitats i en arriben 110, el sistema ha de registrar 110 rebudes i 10 pendents, no modificar la comanda original. Si a més el proveïdor factura 120, la diferència queda visible en la conciliació abans del pagament.
Una referència diferent també necessita un tractament explícit. Pot ser un error de subministrament o una substitució acceptable, però no s'hauria d'integrar com si fos l'article contractat sense una decisió documentada.
Lliurament rebutjat, condicionat o pendent
No totes les recepcions són binàries. Pot haver-hi materials descarregats pendents de comprovació, unitats rebutjades o quantitats acceptades amb incidència. Definir estats evita que el magatzem i administració interpretin de manera diferent el mateix lliurament.
Quan el material queda bloquejat, la incidència ha de tenir responsable i següent acció: devolució, reposició, abonament o revisió tècnica. L'estat de l'ordre s'actualitza quan aquesta acció es resol.
Impacte sobre l'inventari i la planificació
Una recepció augmenta la disponibilitat física i pot alliberar activitats planificades. Relacionar-la amb magatzem i planificació permet saber si un front pot començar o si el subministrament continua sent una restricció.
La data real també serveix per avaluar proveïdors. Retards repetits o lliuraments parcials poden influir en futures adjudicacions encara que el preu ofertat fos competitiu.
Conciliació amb la factura
Abans d'aprovar una factura convé contrastar quantitats i preus amb la comanda i la recepció. La factura no s'hauria de convertir en la primera notícia que es va lliurar una quantitat diferent.
Les diferències es poden classificar per preu, quantitat, concepte o condició. Aquesta classificació accelera la resolució amb el proveïdor i evita que administració hagi de reconstruir el lliurament trucant a l'obra.
Com pot donar suport Bloqbase
Bloqbase disposa d'ordres de compra i recepcions vinculades a obra i proveïdor, cosa que permet conservar quantitats demanades, rebudes i pendents juntament amb incidències i documents.
La recepció digital millora la traçabilitat, però la comprovació física de quantitats i l'acceptació tècnica continuen depenent de les persones responsables a l'obra.